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如何在企业中开展电子化人力资源管理(e-HR)项目

发表时间:2018-05-09 14:52

  电子化人力资源管理(e-HR)是指企业利用计算机和网络技术来实现人力资源管理的部分职能。e-HR模式通过互联网技术改进工作流程,使各级员工有更多的时间从事组织发展与人力资源战略工作。e-HR是新经济时代下人力资源管理的发展趋势。它不仅使企业的人力资源管理自动化,实现了与财务流、物流、供应链、客户关系等系统的关联和一体化,而且整合了企业内外人力资源信息与企业的人力资本经营相匹配,使人力资源从业者真正成为企业的战略性经营伙伴。因此很多企业都准备建立企业的e-HR系统,如何在企业中开展e-HR项目是学术界和企业界非常关注的一个现实问题。本文就是针对我国企业现状,系统阐述如何在企业中开展e-HR项目,为人力资源管理者提供参考。

一、人员组织

在项目开始前,要由企业管理部门,特别是企业领导和人力资源管理部门与开发方共同组成项目组,负责组织和协调双方部门之间的关系,并明确规范项目组各成员之间的职责和协调关系。项目小组应该至少包括以下人员:

1、项目组领导。由双方单位的有关领导组成,建议用户单位由高层管理者牵头,以加强在项目实施过程中的联系和协调。项目组领导的作用很明显:统筹项目的开展,协调各方的关系等等。

2、方案设计人员。由双方负责技术和熟悉办公自动化流程业务的人员组成,用户最好由计算机专业人员和办公室负责人参加。方案设计人员的主要职责是负责整个项目的需求分析、方案论证和实施方案的设计。

3、项目实施人员。由双方负责技术和工程实施的人员组成,并有善于组织和协调的人员参加。主要是负责整个系统的开发、测试和安装,保证项目实施过程中的质量,并定期将项目进展情况向其他人员通报。

4、技术服务人员。由双方负责技术支持的人员组成,主要职责是用户的操作指导和培训,包括对领导、管理人员和普通用户的培训。

5、资料人员。由企业的办公室人员、信息管理人员和开发方的技术人员担任,负责提供和保管在项目实施过程中需要的各种数据资料和产生的各种文档资料。

此外,项目小组必须要在项目启动前组成,开发方向用户提交项目人员确认表,确定项目组的成员。单纯的软件实施由于没有软件的开发和网络施工,可以适当减少项目组的组成。项目启动后,开发方将成立专门的技术支持小组,参与项目组,保证从项目的开始就熟悉项目的各种情况。除项目小组外,企业拥有专门的技术支持部门负责用户的售后服务。项目小组由项目组长和工程师组成,项目组长代表开发方,负责和用户的交流与协调。工程师负责提供技术支持和维护。为了更好地为用户服务,避免在服务过程中产生误解或分歧,耽误用户的工作,用户应指定专门的系统管理人员或联络人员,代表用户和开发方进行协调。

二、企业业务流程整理

人力资源管理流程整理是所有准备工作中最重要的环节,是使实际业务和软件相互结合,找出弹性的处理方法。其中包括e-HR系统所涉及的所有功能的流程整理。例如绩效考评流程、招聘流程、薪酬管理流程、培训流程等等。要确定哪些业务系统的数据需要在e-HR系统中显示,以供领导和有关人员查询。如领导需要在e-HR系统中查看有关企业人力资源的某些统计信息。确定转接到e-HR系统中的数据项和算法,如领导没有必要看到e-HR系统的全部信息,只需要一些关键性的统计数据,这些数据在e-HR系统中是否存在,如果不存在,通过什么计算方法可以得到等等。e-HR系统在启用前需要准备完整的初始化数据,包括注册服务器需要的数据和初始化开发方办公系统的数据,包括系统参数、单位信息、部门信息、用户信息和角色确定等。

三、e-HR系统的软件环境要求

软件环境指服务器、网络和远程网络、客户端和病毒防范等软件和工具。以B/S模式的e-HR系统为例,图表(一)具体列出了e-HR系统的软件环境要求:

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图表(一)

四、e-HR系统的硬件环境要求

这里主要包括主服务器、备份服务器、网络和远程网络、客户端硬件、辅助硬件等等。

1、主服务器。e-HR服务器是系统、数据和安全管理中心,系统能否稳定可靠运行很大程度上取决于性能。系统配置的主要参数是服务器主频、内存、硬盘、网卡等参数、影响配置的最直接因素用户数、用户分布、收文扫描月平均数量、内部图纸资料数量和个人邮件的容量限制等。图表(二)列出了主服务器的一些基本配置要求:

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图表(二)

2、备份服务器。主要用于系统的安全备份和远程复制。系统的备份分为复制备份和双机热备。复制备份用于定时将e-HR数据库中的数据复制到备份服务器中,以备在主服务器损坏时,将备份服务器替代主服务器投入使用,此备份是应用数据备份。有条件的用户也可以采用双机热备份来保证系统的安全。建议用户无论在有无双机热备的条件下,都采用复制备份。复制服务器可以和主服务器配置相同,也可以适当降低服务器档次。

3、网络和远程网络。e-HR系统应适用于主流的网络协议,但从系统日常维护管理和兼容性、开放性考虑,可使用TCP/IP协议。采用静态IP地址的服务器端和动态分配或者静态IP地址的客户端。

4、客户端硬件。由于客户端用户身份和用途的不同,计算机的配置有所不同。用户的配置可适当降低,文书、档案室等重要部门的计算机适当提高档次,并配备专用的外部设备。图表(三)是关于客户端硬件一些基本配置要求:

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图表(三)

5、辅助硬件设备。首先是扫描设备,主要用于总文书、档案管理员等用户扫描红头文件等文件资料。系统中对图像的查看以标准A4尺寸效果最佳。扫描结果可方便储存为小于或者等于标准A4规格的图像。可以采用低清晰度、高速度的A3幅面彩色扫描仪。其次是打印设备,主要用于打印存档用纸介质文件资料和打印红头文件。采用A4幅面的普通激光打印机和A4幅面的彩色喷墨打印机。再次是输入设备,主要用于部分文字输入不便或需要保留手写笔迹的领导用户,主要有手写输入板和语音听写输入两种。手写输入由于仅用到了笔迹输入,市面上的汉王、蒙恬等等均可以满足要求。语音听写输入则需要考察识别率和输入设备对用户语音学习的能力。最后是音频、视频设备,主要用于输入、制作和使用多媒体资料。例如通过e-HR系统进行单位内部的培训、考核等。

五、人员培训

开发方的培训分为管理员、单位领导和普通用户三个级别。

1、管理人员培训。管理员一般是项目中的重要成员,系统投入运行后,将负责整个系统的运行维护和日常操作指导。管理人员一般是在实施的过程中接受培训。基本培训的内容有:系统设计方案、系统的安装、调试和试运行数据的组织、系统环境的配置、基础数据的定义、系统安全和备份、系统运行维护、常见问题的解决等等。高级培训有:根据认可的协议,对管理人员提供系统扩充、二次开发、高级管理等等。

2、企业领导培训。培训的内容主要有:管理方式的优势,产生的社会和经济效率、计算机基础知识、e-HR基本操作等。领导的重视程度影响着e-HR系统的运行效果,因此培养领导的兴趣,提高领导参与的积极性是培训工作的一个重要任务。要组织专门的领导培训,以操作演示为主。培训前要专门组织领导了解常见的演示数据,培训的时间不宜过长。

3、普通用户培训。系统的操作人员主要是各个部门的办公室人员,这些用户基本上是模块管理员和普通用户。系统运行中主要的维护量也来自于这些用户,因此加强大多数用户的培训至关重要。普通用户的培训需要准备专门的培训场所,需要服务器、网络环境和一定数量的客户端,如2-3人一台计算机,如果有投影仪、音像设备效果会更好。培训前准备好全套的演示数据,培训时间根据具体情况确定。培训的内容包括:简单的e-HR理论、各模块功能的基本操作、常见问题处理等等

六、系统维护

维护一般是由开发方独自或由开发方和软硬件厂商共同承担的技术支持,这种支持有力的保证了项目的顺利实施及今后的正常运转所需要的人员和技术储备,从而保证用户在该项目中的投资。首先是保修期内的维护。开发方对所提供的应用系统提供一年的保修,开发方所提供的软硬件和网络设备根据厂商提供的保修期限为准。在合同规定的保修期内,开发方负责维修系统正常运行产生的软硬件故障(不包括人为或非缺陷因素导致的故障),并提供硬件维护。其次是保修期后的维护。保修期后,开发方提供多种支持方式以保证系统的正常运行。系统维护要通过签订维护合同,约定服务的内容和费用,开发方的工程师将按照合同的规定提供服务。

七、制定e-HR项目规章制度

软件实施过程中,在管理方法和处理过程以及手工处理存在着一定的差异,因此用户必须严格遵守统一的标准来规范自己的行为。由于各单位具体情况和计算机使用水平的差异,在规章制度的制定上也有很大差异,需要根据本企业的现实情况而定。开发方在实施的过程中,将根据用户的实际情况,协助用户制定切实可行的运行管理制度。


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